엑셀의 방대한 데이터 목록을 다루다 보면, 특정한 글자나 단어가 포함된 항목만 찾아내어 비고란에 별도로 표시를 해두어야 할 때가 있습니다. 예를 들어 직원 명부에서 성이 김씨인 사람만 체크하거나, 거래처 목록에서 특정 지역의 업체만 구별해 내는 식입니다. 물론 필터 기능을 사용하면 아주 간단하게 찾을 수 있습니다. 하지만 필터를 걸면 조건에 맞지 않는 나머지 데이터들이 화면에서 모두 숨겨져 버린다는 맹점이 있습니다. 만약 전체 데이터의 흐름을 그대로 유지하면서 내가 원하는 항목만 시각적으로 돋보이게 만들고 싶다면, 오늘 소개해 드릴 함수 조합을 활용해 보시기 바랍니다.
1. 다중 조건 판별을 위한 세 가지 함수
이 작업을 자동화하기 위해서는 IF, SUM, COUNTIF라는 세 가지 함수를 중첩해서 사용해야 합니다.
예를 들어 국내 대기업 채용 리스트가 죽 적혀 있는 표가 있다고 가정해 보겠습니다. 전체 리스트는 그대로 보면서, 내가 지원할 삼성, 현대, SK 계열사에만 비고란에 V 체크 표시를 해보려고 합니다.
가장 먼저 결괏값에 따라 체크 표시를 할지 말지 결정해 주는 =IF( 함수를 엽니다. 그리고 다중 조건의 결괏값을 하나로 더해줄 SUM( 함수를 열어준 뒤, 조건에 맞는 값을 추출해 내는 COUNTIF( 함수를 차례대로 입력해 줍니다.
수식은 =IF(SUM(COUNTIF( 상태가 되며, 여기서 가장 먼저 검색 대상이 되는 기업명 셀(예: A2)을 클릭해 줍니다.
2. 배열 상수와 와일드카드로 조건 묶어주기
이제 쉼표를 찍고 본격적으로 검색 조건을 넣을 차례입니다. 삼성, 현대, SK 계열사라고 하면 삼성전자, 삼성물산, 현대차, 현대중공업, SK하이닉스 등 수많은 이름이 존재합니다. 이것을 일일이 조건으로 적는 것은 불가능하므로 별표(*) 모양의 와일드카드 기호를 사용합니다.
동시에 세 가지 그룹을 한 번에 검색해야 하므로, 배열을 의미하는 중괄호 { } 안에 조건을 묶어줍니다. 중괄호를 열고 "삼성*", "현대*", "SK*"를 쉼표로 구분하여 적어줍니다. 기업명 뒤에 붙은 별표는 해당 단어로 시작하는 모든 글자를 찾아내라는 의미입니다.
조건 입력이 끝났다면 중괄호를 닫고, 일반 괄호를 두 번 닫아 )) SUM과 COUNTIF 함수의 영역을 깔끔하게 마무리해 줍니다.
3. 최종 수식 완성 및 자동 채우기
마지막으로 IF 함수의 참과 거짓에 대한 표시 값을 지정해 줍니다. 쉼표를 찍고 조건에 해당한다면 V 표시를, 해당하지 않는다면 빈칸으로 두라는 의미로 "V", "" 을 입력하고 전체 괄호를 닫아줍니다.
이 과정을 모두 거친 최종 수식은 =IF(SUM(COUNTIF(A2,{"삼성*","현대*","SK*"})),"V","") 형태가 됩니다.
엔터를 누르고 수식이 입력된 셀의 채우기 핸들을 더블클릭하여 아래로 쭉 내려줍니다. 그러면 수많은 기업 목록 중에서 삼성, 현대, SK로 시작하는 계열사에만 V 표시가 정확하게 들어가고 나머지 셀은 빈칸으로 깔끔하게 남게 됩니다.
전체 데이터를 보면서 직관적으로 분류하기
이 수식은 실무에서 정말 다양한 분야에 응용할 수 있습니다. 필터에 충족하지 않는 나머지 데이터들도 함께 비교해가며 보아야 하는 상황이라면, 이 방법이 가장 직관적이고 효율적입니다.
원하는 단어가 포함된 셀에만 쏙쏙 체크 표시를 남기는 이 자동화 수식을 통해 눈이 피로한 단순 확인 작업을 확실하게 줄여보시길 바랍니다. 그럼 오늘도 무사히 칼퇴하시길 진심으로 응원합니다.